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Como transformar a reunião de home office em um momento produtivo?

Fazer reuniões em home office pode aumentar bastante a sua produtividade, mas é preciso alguns cuidados para atingir este objetivo. Mesmo a distância, existem diversos recursos que podem ser utilizados para que as reuniões se tornem produtivas.

Muitas pessoas estão acostumadas a fazer reuniões, uma vez que este processo é parte do trabalho administrativo da maioria das empresas. Entretanto, criou-se um pensamento no mundo corporativo das reuniões que soam como perda de tempo.

Entretanto, a tecnologia tem agilizado muito os processos empresariais, o que acaba trazendo uma série de modificações na forma como a maioria das ações corporativas são realizadas.

Isso acaba deixando as reuniões em segundo plano, sobretudo pela sensação de desperdício de tempo que é gerada por este processo.

Em um mundo cada vez mais competitivo, a eficiência e a agilidade são muito mais relevantes. Parar o trabalho de uma construtora de galpão comercial, por exemplo, para uma reunião  precisa de muito preparo.

Entretanto, existem maneiras de utilizar as reuniões de forma mais produtiva, identificando as necessidades e organizando corretamente o momento para que não haja nenhum tipo de sensação de desperdício.

Existem alguns problemas recorrentes que acabam atrapalhando a estruturação de reuniões por parte dos empresários. Para evitar esse tipo de situação, é fundamental que você estipule corretamente alguns elementos, como:

  • Pontualidade;
  • Foco nas discussões relevantes;
  • Objetividade no assunto;
  • Orientação para os colaboradores.

É importante também que você tenha em mente uma conclusão para cada um dos tópicos abordados na reunião. Quando você deixa algum assunto inconclusivo, ajuda a manter o pensamento de improdutividade na reunião.

Dessa forma, você consegue analisar diversos pontos antes de convocar seus colaboradores para a fala, identificando todas as partes importantes para criar um ambiente de resolução.

Para tomar estas decisões, entretanto, não basta construir este elemento durante a reunião, seja em uma empresa de limpeza de caixa d água preço ou em uma agência de marketing digital.

Você deve ter foco na produtividade desde o momento de análise da necessidade de reunir seus colaboradores para conseguir abordar o assunto em questão.

Existe uma frase que se popularizou no mundo corporativo, que diz “essa reunião poderia ter sido um e-mail”. É importante você se atentar se este não é o caso do que você está pensando em organizar.

Estabelecendo reuniões produtivas

Para que você consiga compreender todas as possibilidades que suas reuniões possuem de gerar conteúdo importante para sua empresa, é necessário que compreenda todas as opções que você possui para criar um ambiente de produtividade.

Entre os pontos mais importantes estão:

Defina os objetivos

Antes de fazer uma convocação para reunião, é importante que você entenda qual é o objetivo de fazê-la. Por exemplo, escolher a pintura de fachadas que você vai utilizar em sua empresa, criar uma dinâmica entre os colaboradores ou pontuar problemas e soluções. 

Muitas pessoas não têm um objetivo claro em sua mente quando marcam a reunião, o que acaba sendo prejudicial para a produtividade do evento.

Independentemente do motivo que gerou a necessidade de reunir sua equipe, é importante que você tenha seus objetivos muito bem definidos, para conseguir conquistar um bom resultado.

Dessa forma, você já deixa definido antes do momento do evento qual será a pauta e o que deve ser resolvido na reunião, permitindo que seus colaboradores elaborem dúvidas e questionamentos para serem sanados durante o período.

Faça uma boa preparação

Estar preparado é um dos principais pontos para aumentar a produtividade de sua equipe em um momento como esse. Isso porque, após apresentar todos os conteúdos que serão abordados, é normal que surjam algumas dúvidas.

Se você não souber explicar nenhuma das questões da sua equipe, eles não compreenderão o sentido de fazer uma reunião. Por isso, é fundamental que você comece a entender a importância de estar bem preparado.

Então, por exemplo, quando você inicia uma reunião sobre a qualidade da rede de proteção apartamento que sua empresa produz, é importante saber os dados que levam a estas informações, bem como outros detalhes.

O ideal é que o empresário consiga explorar o assunto de forma contextualizada com os objetivos definidos anteriormente, para apresentar um conteúdo de qualidade que pode sanar muitos questionamentos.

Tenha atenção aos participantes

Uma das piores sensações em uma empresa é se sentir deslocado e improdutivo. Todas as pessoas já passaram por pelo menos uma reunião na qual se sentiram assim. Isso acontece por falta de atenção na hora de escolher as pessoas que participarão do evento.

Não convoque para uma reunião um colaborador que não precisa estar ali. Ele não terá o que acrescentar e estará apenas perdendo tempo que poderia ser gasto com produção de conteúdo para a empresa de aluguel de empilhadeira diesel ou qualquer outra.

Além disso, reuniões apenas com pessoas essenciais acabam gerando mais produtividade e local de fala dentro do processo. Isso permite um foco muito maior em atingir os objetivos da reunião.

Entretanto, se um colaborador é fundamental para a resolução de uma situação que está sendo pautada, você deve garantir que ele esteja ali. Do contrário, a simples ausência deste funcionário poderá tornar a reunião altamente improdutiva.

Isso porque ele é a pessoa responsável por resolver uma série de questões dentro dos objetivos e focos do que está sendo falado. Sua ausência acaba sendo sentida por toda a equipe, que terá informações faltantes para apresentar na reunião.

Dessa forma, procure sempre estruturar suas reuniões, para garantir que todas as pessoas importantes estejam presentes durante o período, seja para escolher uma instalação de sistema de segurança ou para fazer um brainstorming.

Aposte em recursos de apresentação

Muitas reuniões se tornam improdutivas porque ficam maçantes. Quando uma pessoa fala por muito tempo sem nenhum outro recurso para chamar a atenção de seus colegas, acaba fazendo com que o foco se perca e a atenção seja desviada.

Por isso, é importante pensar em recursos audiovisuais para tornar a reunião mais dinâmica e divertida, com elementos de diversos meios para conseguir atrair a atenção e manter o foco da reunião.

Para isso, você pode contar com diversas plataformas, como vídeos, áudios e imagens que auxiliarão a passar as informações e tirar qualquer dúvida de seus companheiros de trabalho.

Por outro lado, é importante manter o senso de criatividade e a abertura para o diálogo. Do contrário, você estará apresentando uma palestra, e não fazendo uma reunião.

Evite conceitos engessados de apresentação para conseguir explorar melhor todo o seu potencial. Fazer uma apresentação inovadora sobre, por exemplo, uma calha de tomadas, pode dar um charme diferente para sua reunião.

Saiba quais são as prioridades

As reuniões, normalmente, utilizam um tempo que, embora seja extenso para manter seus colaboradores fora de suas funções normais, é insuficiente para tratar todos os assuntos que a empresa precisa que você verifique.

Por conta disso, o ideal é definir prioridades sobre os assuntos que devem ser falados, para que você consiga explorar o melhor potencial nestas reuniões. Primeiro, trate todos os elementos que precisam de urgência.

São pontos que devem ser abordados com rapidez e prioridade e que não podem esperar para começarem a ser resolvidos. Depois, pense em assuntos que atinjam o máximo possível de pessoas.

Dessa forma, você conseguirá lidar com reuniões maiores mais rapidamente, evitando a necessidade de fazer toda sua equipe parar o que está fazendo. Assuntos que podem ser resolvidos rapidamente também devem entrar como uma prioridade em sua reunião.

Isso porque quanto mais rápido você consegue acabar com estes pontos, mais tempo sobrará para assuntos que de fato possuem relevância. Assim, você conseguirá focar na produção de automação de iluminação residencial, por exemplo.

Assuntos que não dizem respeito a empresa como um todo devem ser deixados para reuniões menores, com as pessoas adequadas para resolver este tipo de problema. Assim, você conseguirá explorar melhor seus recursos.

Utilize as técnicas de follow up

Garantir a efetividade de uma reunião é muito importante. Por isso, é fundamental que depois de encerrar todos os tópicos você analise ao longo de um período para identificar quais foram as soluções estabelecidas para os tópicos abordados.

Com o avanço da tecnologia, isso acaba sendo muito mais visível, uma vez que através do home office você consegue um controle maior sobre as ações de seus colaboradores.

Considerações finais

As reuniões são um método muito garantido de identificar pontos que precisam de ajustes, bem como de se comunicar com sua equipe. Em um regime de home office, onde não há a chance de se encontrar pessoalmente com seus colaboradores, isto se torna ainda mais importante.

Entretanto, criar reuniões desnecessariamente pode acabar sendo bastante prejudicial para a empresa. O ideal é que você trabalhe em cima de suas possibilidades para conseguir exercer o melhor resultado possível para sua empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.