O sistema de gestão (ERP) é uma ferramenta indispensável nos dias de hoje. Foi-se o tempo em que uma planilha era tudo o que uma empresa precisava para manter o controle de seu funcionamento, tendo hoje em dia recursos muito mais avançados.
Assim sendo, o sistema de gestão tem como principal função organizar e fazer a manutenção de todos os passos da empresa, tornando-se uma ferramenta muito mais interessante do ponto de vista negocial.
Por isso, usar um sistema de gestão de ativos acaba sendo um processo fundamental para melhorar o andamento de sua empresa, independentemente de qual seja o ramo de atuação.
Ademais, embora os ERPs tenham sido muito usados por grandes corporações, os avanços de tecnologia acabaram barateando os custos destes sistemas, o que permitiu sua popularização.
Hoje, empresas de qualquer porte podem receber os benefícios desse tipo de recurso. Sobretudo as empresas pequenas, que têm um orçamento mais limitado e um quadro de pessoal menor para lidar com todas as funções do trabalho.
Entre as possibilidades de utilização dos sistemas de gestão, podemos citar:
- Controle de estoque;
- Acompanhamento de vendas;
- Contabilidade;
- Gestão de pessoas.
Basicamente todos os processos da empresa podem ser inseridos no sistema de gestão integrada, com a finalidade de automatizar boa parte do trabalho e facilitar a equipe de gestão em suas análises e tomadas de decisão.
É comum que em grandes empresas existam diversos setores, um para cada tipo de função dentro da companhia. Entretanto, pequenos empresários se encontram, muitas vezes, sobrecarregados, tendo que lidar com estes diversos elementos.
Assim, o sistema de gestão consegue unificar estas diversas áreas de atuação, apresentando um conceito mais próximo de como você deve estruturar a empresa, bem como você consegue receber informações importantes.
Dessa maneira, um gestor consegue um controle muito maior, sem que seja necessário procurar relatórios e avaliações em diversos locais diferentes. Assim, com a integração das áreas realizada pelo ERP para pequenas empresas, é muito mais fácil tomar decisões.
Ademais, as empresas atuais têm uma grande preocupação com a padronização do atendimento. É comum encontrar uma série de detalhes importantes que devem ser utilizados em seu sistema de gestão, sobretudo com relação a canais diferentes de atendimento.
Hoje, mesmo uma empresa pequena pode ter uma série de recursos, que se interligam como o e-commerce, o local físico, vendedores externos e muitos outros elementos. Portanto, há uma preocupação para que todos falem a mesma língua, passando mais confiança aos clientes.
Com um software para loja, você pode manter todos estes canais em harmonia, apresentando o mesmo conteúdo e gerando uma comunicação mais funcional, tanto de maneira interna quanto externa, possibilitando mais recursos para suas vendas.
Conheça as vantagens do sistema de gestão
Existem diversos benefícios que as pequenas empresas alcançam quando falamos em utilização de ERPs. Essas ferramentas acabam tornando o trabalho de gestão muito mais simples, permitindo novas possibilidades para seu negócio.
Entre os principais benefícios estão:
Reduz o esforço do trabalho
Um dos principais pontos a ser levado em conta com a aplicação de um sistema de gestão é a economia de tempo e esforço conquistado por essa ação.
Realizar todas as tarefas de um gestor de forma manual demanda muito tempo, o que pode ser reduzido com a automação. A gestão de entregas, por exemplo, acaba se tornando muito mais simples quando automatizada.
Além disso, quando você faz manualmente relatórios e avaliações, as chances de erro humano aumentam consideravelmente, uma vez que qualquer mínima falta de atenção pode mudar completamente os resultados.
Por conta disso, é importante poder contar com uma ferramenta que se aproxime de bons resultados para a empresa, garantindo assim um sistema que automatize toda essa etapa do trabalho e permita que o gestor se foque em assuntos mais importantes.
A comunicação também é muito beneficiada nesse aspecto, uma vez que em instantes você consegue criar um ambiente adequado e pronto para receber todos os recursos que o sistema tem a oferecer de maneira automática, como pedidos a outros setores e emissões de notas.
Melhora a gestão de atividades
Existe uma série de atividades mecânicas que são necessárias para um bom funcionamento de sua empresa. Muitas vezes, esse tipo de recurso acaba dependendo da mão de obra de seus colaboradores, o que demanda tempo e esforço, além de ser passível de erro.
Inclusive, você pode até mesmo contratar uma empresa de contabilidade para micro empresas para ajudar a lidar com todas as atividades, por exemplo.
Pois bem, com uma ferramenta de automação de gestão, é muito mais fácil conseguir automatizar uma série desses serviços, liberando sua equipe para assuntos que requerem uma atenção maior e um controle melhor das atividades.
Quando você automatiza o trabalho, tem grandes chances de cortar em grande parte o tempo gasto para conseguir explorar todo o potencial de seus colaboradores, aumentando assim a produtividade da empresa.
Um colaborador que esteja integrado e consiga explorar com clareza seus recursos, acaba conseguindo mais tempo para se aprimorar e buscar desenvolvimento pessoal, o que faz com que ele se sinta valorizado.
Boa parte do processo de uma empresa depende de seus colaboradores alinhados com sua linha de pensamento. Por conta disso, é importante que você utilize todas as ferramentas à sua disposição para conseguir melhores resultados.
Assim, muitas empresas de jardinagem, por exemplo, acabam adotando estes recursos para otimizar seus processos. Claro que isso também vale para diversas outras organizações que despertem interesse.
Por fim, lembre-se que um colaborador satisfeito com o ambiente de trabalho estará muito mais propenso a realizar as atividades com mais satisfação, conseguindo assim explorar todo o potencial que sua empresa oferece.
Aumento nos lucros da empresa
Dois pontos são fundamentais para uma empresa prosperar: baixos custos e alto lucro. Isso é uma verdade para empresas de qualquer porte, mas é ainda mais importante em empresas pequenas, uma vez que o capital é importante para manter o negócio ativo.
Por conta disso, você deve se empenhar em melhorar a qualidade de sua produção, aproveitando a ferramenta de gestão para criar uma série de detalhes importantes como o controle de estoque, impedindo que você gaste mais do que deve com esse fator.
Além disso, é importante pensar em formas de aumentar seu lucro com qualidade. Isso significa oferecer recursos de qualidade em todos os processos da empresa, sobretudo em questões de atendimento e vendas.
Com um sistema de gestão, você consegue manter todas as informações acopladas em um só lugar, o que garante que seus atendentes terão muito mais assertividade na hora de tirar dúvidas ou resolver problemas dos clientes.
Além disso, você pode até mesmo utilizar ferramentas de automação para puxar informações do ERP e responder os clientes. Inclusive, uma inteligência artificial que tem ganhado muita força no mercado por conta disso é o chatbot.
Esta inteligência artificial é programada para responder uma série de questões comuns que os clientes costumam fazer. Assim, a maioria das dúvidas sobre seu curso de capacitação online poderão ser retiradas automaticamente.
Para conseguir apresentar resultados corretos, você pode vincular esta ferramenta ao sistema de gestão, de onde a IA tirará as informações que serão repassadas.
Além disso, através de ferramentas como o machine learning, a própria inteligência artificial se regula, inserindo informações relevantes ao ERP e garantindo que seu sistema estará muito mais completo e funcional.
Monitore seus resultados
Para conseguir identificar todos os benefícios que o sistema de gestão oferece, é importante ter uma maneira de mensurar todos os resultados que estão sendo alcançados. Por conta disso, é importante que você saiba como medir todos os processos realizados.
Com a automação do sistema, é muito mais fácil gerar uma série de relatórios de atividade, identificando se todas as ferramentas estão disponíveis e como você pode avaliar os resultados de cada ação que foi realizada.
Dessa maneira, é muito mais fácil se organizar para continuar mantendo os processos funcionais em ordem e modificar aqueles que precisam de ajustes. Assim, é muito mais fácil explorar todo o potencial da empresa, aproveitando cada vez mais os recursos disponíveis.
A tomada de decisões é um ponto muito importante do trabalho do gestor, uma vez que ela modifica diretamente todo o andamento e os resultados da empresa. Por conta disso, você deve ter o máximo possível de informações quando for realizar esse tipo de ação.
Considerações finais
Os sistemas de gestão têm cada vez mais aberto portas para empresas diversas, principalmente por conta de sua popularização. Os altos custos para ter um sistema destes ficou no passado, e existem opções altamente funcionais disponíveis de maneira acessível.
Por isso, é importante pensar em como estes recursos podem auxiliar sua empresa a crescer ainda mais, mantendo a qualidade de atendimento e produção e melhorando os setores que precisam de mais atenção em sua empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.