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Como melhorar a comunicação da sua empresa?

Se você é um gestor de negócios ou faz parte de uma organização, certamente sabe da importância de uma boa comunicação empresarial no ambiente de trabalho e na geração de resultados. 

Esse é um processo que exige planejamento, assim como os demais setores, e muitas empresas não atingem suas metas justamente por problemas de comunicação entre as diversas partes envolvidas em um negócio.

Então, daremos, neste artigo, quatro dicas para integrar seus colaboradores e tornar o seu negócio mais produtivo, além de aumentar a satisfação de seus funcionários e clientes.

E, caso esteja começando a empreender, certamente precisará dessas ferramentas para se relacionar no ambiente empresarial e garantir que todos possam se comunicar de forma eficiente. Confira!

  1. Invista na sua cultura organizacional 

A cultura organizacional de um negócio, como uma empresa fabricante de ribbon cera, refere-se ao conjunto de valores, ações e crenças, alinhadas à sua missão e visão, que definem como será conduzida. 

É um complexo sistema que mantém as diversas partes unidas, contando aqui cada um dos colaboradores, diretos e indiretos, clientes, fornecedores, produtos e serviços, entre tantos outros aspectos que formam o dia a dia empresarial.

Colocando em poucas palavras, é como um guia para o comportamento da empresa, como um todo, assim como para a definição de suas políticas.

Segundo o modelo criado pelo filósofo irlandês Charles Handy, especializado em comportamento organizacional, existem quatro principais tipos de cultura organizacional:

  • Cultura do Poder;
  • Cultura de Papéis;
  • Cultura de Tarefas;
  • Cultura de Pessoas.

Cada uma delas tem suas características e seu direcionamento, e a cultura do seu negócio, por exemplo, uma loja especializada em sistema de combate a incêndio, não precisa ser uma coisa única. 

Ao conhecer esses conceitos, perceberá que se tratam de quatro extremos. O estudo é fundamental para que você defina o que deve e como deve ser implementado na cultura da sua empresa, conforme as suas convicções.

Saiba que essa definição está diretamente ligada à motivação de seus funcionários, assim como com a forma com que executarão suas tarefas, e como interagirão entre si, e com os clientes.

Se ainda não possui um Plano de Negócio norteador para sua empresa especializada em instalação de piso vinílico, por exemplo, com missão, visão, valores, metas, especificações e demais detalhes sobre seu negócio, faça-o.

Na verdade, esse será sempre o conselho inicial quando o assunto for o desenvolvimento e a implementação de novas estratégias, inclusive no âmbito da comunicação. Cada organização é única, e no mundo dos negócios não existem receitas prontas de sucesso. 

Existem exemplos do que funcionou e do que não deu certo para outros negócios, e a função de um bom gestor é utilizar o conhecimento disponível para a geração de melhores resultados dentro do seu escopo.

E a melhor forma de não ficar perdido nesse caminho, fazendo investimentos sem sentido, é ter um plano diretor definido. Uma vez que esteja certo do que será seu negócio, preze pela implementação dessa cultura no dia a dia. 

A base de uma boa comunicação é todos falarem a mesma língua, e basicamente, unificar e fazer valer a uma mesma cultura organizacional nos diversos níveis de uma empresa, ou seja, é a forma de garantir esse alinhamento de linguagem.

Uma dica valiosa para implementar no gerenciamento de uma fábrica de ralo inox 304, por exemplo, é investir no marketing interno, desenvolvendo o relacionamento da sua própria marca com os colaboradores.

Isso pode ser feito por meio de reuniões, palestras, vídeos institucionais, entre diversas outras ações que integrem essas realidades.

  1. Aproxime-se de seus funcionários

Aproveite essas ocasiões para se aproximar de seus colaboradores, saiba o que eles têm a dizer sobre a empresa, o produto ou os serviços.

Quem é melhor para atestar a qualidade de uma cola uv para vidro, por exemplo, do que os próprios envolvidos em sua fabricação, venda e distribuição?

Esteja presente, aberto e seja acessível: como gestor, você é parte central da empresa, ou seja, é o que conecta todos os setores.

Então jamais se posicione a parte do negócio, ou seja, como se estivesse fora dele. A arrogância e atitudes de segregação, são as ações que mais geram problemas de comunicação em uma empresa. 

Uma vez que o gestor aja dessa maneira, estará incentivando ações desse tipo entre seus funcionários bem como desestimulando que uma comunicação horizontal possa acontecer.

Independentemente de como funciona o organograma de sua empresa, trate todos com igualdade e respeito, e seja o exemplo daquilo que você espera dos demais. 

Para a manutenção de relações saudáveis, preze sempre por ser respeitado, jamais temido. Nosso conselho é: aproxime-se ao invés de criar e estimular abismos. 

É bem possível que seus colaboradores tenham ideias e insights sobre a empresa que podem trazer resultados diferenciados, e que provavelmente você jamais pensasse a respeito sozinho.

  1. Não exija formalidade o tempo todo

Certamente uma empresa é um local de trabalho, ou seja, é regido por relações formais para tal finalidade. Gostaríamos de frisar que não exigir formalidade, não significa permitir faltas de respeito ou intromissões na vida pessoal de qualquer uma das partes.

Pelo contrário, significa manter as regras de etiqueta que valem para as relações de trabalho, mas também ter momentos de descontração, como reuniões mais informais, que sejam estimulantes para os funcionários e para a comunicação entre todos.

Por exemplo, uma empresa que presta serviços de fechamento de varanda com vidro, pode ter reuniões trimestrais para compartilhamento de resultados com todos os colaboradores, seguidas por uma comemoração mais informal.

Algumas ideias são jantares, churrascos e festas temáticas. Feitas dessa forma, essas reuniões aproximarão seus colaboradores, além de possibilitarem que você, como gestor, também os conheça melhor, e seja conhecido.

Tenha certeza que uma figura real e presente do administrador da empresa, vale mais que uma figura mitológica, que ninguém conhece, apenas ouve falar que existe. 

Aproveite essas reuniões para compartilhar decisões da empresa e estimular o diálogo entre os funcionários. Ao apresentar números, pergunte opiniões, e escute-as. 

Seguindo o exemplo anterior, um determinado colaborador pode chamar atenção para a possibilidade de expandir os serviços prestados.

Por perceber a demanda ao tratar diretamente com os clientes, ele sugere começar a fazer instalações de rede de proteção para varanda também, além das de vidro. Isso pode trazer grandes possibilidades para o negócio.

Mas é claro que você não precisa fazer tudo o que dizem, só opte sempre por agir de maneira respeitosa. Não ridicularize ou diminua um colaborador publicamente, nem permita que o façam. 

Também não discuta por críticas. Caso venha a acontecer alguma colocação absurda, converse diretamente com o funcionário, em particular. 

Busque compreender a situação e o ponto de vista, e esclarecer o que for necessário. Dessa forma, criará um ambiente de trabalho mais leve, com uma equipe mais participativa.

  1. Valorize todos os colaboradores

Um colaborador motivado é aquele que é valorizado por seu empenho e resultados. Tudo o que falamos até aqui é para que os funcionários, literalmente, “vistam a camisa” da empresa.

Para isso ocorrer, ele precisa ser reconhecido e valorizado como parte fundamental dos resultados, pois todos os são ー certamente você não mantém funcionários que não precisa em sua folha de pagamento.

Estimar seus colaboradores é fazer com que eles vejam valor no trabalho que desempenham. Aos que se destacam em suas funções, ofereça incentivos para manterem essa posição e estimular outros a fazerem a mesma coisa.

Ofereça bônus e premiações por produtividade, e seja criativo ao pensar nas reais necessidades deles.

Por exemplo, o funcionário que se destacar na qualidade da manutenção das máquinas de corte a laser metal SP, pode ser premiado com um passeio com a família em um hotel fazenda, por exemplo.

Oferecer premiações de lazer que geram qualidade de vida, é uma boa alternativa, uma vez que possibilita boas experiências para a pessoa enquanto ser humano, e que, muitas vezes, valem mais que quantias em dinheiro.

Considerações finais

Como você pôde conferir aqui, para melhorar a comunicação interna de sua empresa, um gestor deve incentivá-la. Fortaleça as ações de comunicação e aposte em profissionais que dominem a gestão de pessoas, de relacionamento e resolução de conflitos.

Uma boa opção é a contratação de um profissional especializado, como um psicólogo, para integrar seu time, e estar disponível para atender os funcionários quando necessário.

Um ambiente de trabalho baseado na boa comunicação traz vantagens para todos, desde empresa, empresário, funcionário, até mesmo ao cliente, que se beneficia pela qualidade do produto/serviço e atendimento consequente da boa gestão.

Investir em comunicação interna é uma das formas de aumentar a produtividade, rentabilidade e sustentabilidade da sua empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.