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Vale a pena investir em nuvem?

Você ainda consegue se lembrar do disquete e do CD-ROM? Em caso positivo, talvez um pen drive já parecesse um grande avanço, mas a verdade é que a revolução do armazenamento de dados está nos sistemas em nuvem.

Às vezes não paramos para pensar assim, mas num mundo em que a tecnologia está em todos os cantos, a questão do armazenamento e compartilhamento de dados se torna uma das maiores preocupações.

Isso vale para cada um de nós, enquanto usuários de celulares, tablets e microcomputadores conectados à internet. Mas vale muito mais para as empresas que além de tudo precisam se preocupar com questões legais e de segurança.

Realmente, não seria exagero dizer que um dos maiores ativos de um negócio são suas informações. Por exemplo, o banco de leads da empresa, ou mesmo a lista de clientes já cadastrados, bem como dados de reuniões, novos projetos e afins.

Imagine por um segundo se isso tudo se perdesse, por qualquer tipo de avaria ou descuido. A quantidade de erros humanos que podem comprometer um projeto em andamento é maior do que pensamos num primeiro momento.

Aí é que entram os sistemas em nuvem. A computação em nuvem nada mais é que o acesso a dados e aplicativos que não estão hospedados no terminal de uso, isto é, que não estão arquivados no HD de um desktop ou na memória de um smartphone.

Embora essa tecnologia já fosse prevista há décadas, somente nos últimos anos ela se disseminou com mais força. Isso se deveu a vários fatores, desde o avanço dos hardwares (as peças físicas), até a dinâmica das redes sociais e dos buscadores.

Cada vez mais as pessoas se acostumaram a acessar dados de qualquer lugar, sempre com facilidade e segurança crescentes. Além disso, no sistema em nuvem o gerenciamento não é feito pelo usuário, o que facilita e muito a navegação.

Basta essas descrições para vermos como a computação em nuvem é “o futuro que já chegou”. E, claro, como é importante uma empresa investir no conhecimento e na implementação gradual dessas soluções.

Para entender a fundo as vantagens e benefícios reais que ela pode trazer, basta seguir adiante na leitura.

As vantagens da tecnologia de mobilidade

Talvez você nunca tenha ouvido falar no termo “mobilidade”, mas ele impacta sua vida muito mais do que você imagina. Pense na possibilidade de perder seu aparelho celular, e depois tentar lembrar todos os contatos que você tinha na agenda.

Agora imagina se você está indo para uma reunião de negócios em uma empresa de montagem industrial em SP, e então você perde o pen drive ou HD externo onde estavam todos os slides da sua apresentação.

Em casos mais graves é possível pensarmos em todo tipo de imprevisto, o que pode ir desde furtos e assaltos até avarias de um equipamento como um notebook. De fato, perder arquivos, planilhas e tabelas pode ser algo irreversível.

O papel da mobilidade é garantir, justamente, um dos pontos mais vantajosos do sistema em nuvem: graças a ela é possível acessar o arquivo não apenas de qualquer lugar, seja em casa ou no trabalho, mas de vários aparelhos, como dito acima.

Assim, você pode iniciar um trabalho na empresa, durante o dia, no desktop da firma. E depois, em casa, em outro computador ou pelo celular, acessar os arquivos e dar continuidade ao processo, ou apenas tomar algumas notas e fazer ajustes.

Assim, a nuvem e a mobilidade permitem que funcionários de serviços contábeis, por exemplo, tenham acesso absoluto a toda sua rotina de trabalho, sem se limitarem ao espaço físico da corporação.

Portanto, mobilidade é sinônimo de eficiência e de segurança. Ela pode trazer vantagens em vários cenários, desde a agenda do celular, passando por uma simples reunião que você vai fazer, até questões estruturais da cultura da empresa.

O sistema em nuvem e o home office

Não é preciso dizer o quanto tudo o que foi descrito acima favorece o home office, que é uma modalidade de trabalho que tem crescido cada vez mais. Seja como formato absoluto, seja como misto (de tipo que intercala os dias).

No home office um funcionário de escritório de assessoria trabalhista pode trabalhar metade da semana no escritório, e a outra metade em casa. Naturalmente, não seria tão fácil conciliar essa rotina sem o sistema em nuvem.

Na verdade, seria quase impossível ficar trocando os arquivos essenciais o dia todo por e-mail ou recurso similar. Ou mesmo ficar fazendo ligações telefônicas para alinhar as informações mais indispensáveis a cada momento do dia.

Com a computação em nuvem é possível criar arquivos compartilháveis, nos quais vários usuários podem entrar ao mesmo tempo, fazendo login em conjunto sem prejudicar o acesso e o trabalho do outro.

É possível redigir um texto assim (com o revisor tendo acesso total ao seu trabalho, tudo momentaneamente). Ou então criar uma tabela que pode ser controlada por um gestor, de modo que os outros apenas leiam, sem autorização para editar ou excluir.

Neste caso, se o líder de um negócio de contabilidade para empresas quiser manter o sigilo sobre algumas partes do processo, por envolver números confidenciais de clientes, ele pode criar usuários com base no “nível de acesso” de cada um.

Hoje já existem até softwares que rodam online, e vão desde compartilhamento de arquivos até gestão de processos. Quando é assim cada um entra na plataforma e troca informações como se estivesse presencialmente ao lado da pessoa.

Como a nuvem ajuda a reduzir custos

Quem nunca ouviu falar nesse assunto, pode desconfiar que tudo isso seja tecnológico demais e portanto muito caro. Tecnológico realmente é, porém os valores não são um impeditivo para quase nenhum tipo de empresa.

Pelo contrário, em alguns casos a tecnologia ajuda o negócio. Como atualmente a abertura de empresa está cada vez mais acessível, de modo que qualquer um pode ter um CNPJ, o recurso da nuvem pode se integrar a outros e trazer vantagens incríveis.

O primeiro exemplo é o próprio home office citado acima, que não existiria sem a nuvem. Hoje existem startups que abrem sem nenhuma pretensão de ter endereço comercial, com contas de água, luz, internet e demais custos que uma infraestrutura dessas demanda.

Essas empresas costumam lidar com produtos intangíveis, como soluções digitais. E contam desde o começo com montar uma equipe, conectar todo mundo pelo sistema em nuvem e se beneficiar ao máximo desses recursos.

Se você já tem uma empresa atuando no mercado, porém seu produto não é intangível, mas físico ou ligado a serviços, talvez seja a hora de considerar um formato misto. O foco aqui é o da redução de custos.

Por exemplo, uma assistência de manutenção de nobreak. Certamente os técnicos vão precisar ficar no galpão operando o trabalho principal deles, pois não tem como fazer isso a distância ou pelo computador.

Contudo, considere que o pessoal da administração, do financeiro, dos recursos humanos, do marketing e muitos outros poderiam simplesmente fazer o que fazem via computação na nuvem, nem que fosse por apenas alguns dias da semana.

As várias facilidades de implementação

Outro erro comum, além de achar que a nuvem pode ser cara demais, é pensar que tudo isso está reservado a grandes empresas. Novamente, não é assim, pois as menores demandas também podem sair beneficiadas se a implementação for bem-feita.

Na verdade, existem muitos serviços gratuitos de sistema na nuvem. Uma empresa de locação de impressoras pode muito bem criar tabelas compartilháveis, hospedar arquivos no drive online e até se comunicar com clientes por formulários na nuvem.

Cada vez mais esse tipo de serviço se torna acessível, especialmente em torno de contas de e-mail, mesmo que eles não sejam corporativos. Além disso, muitas empresas já vinham acostumadas a contar com, por exemplo, um servidor ou uma hospedagem.

Hoje esse tipo de serviço foi substituído pela computação na nuvem. Logo, o mesmo valor que era gasto antes, hoje pode ser revertido em uma tecnologia melhor.

Não é difícil notar que isso traz várias vantagens a mais, tais como:

  • Melhorias no atendimento;
  • Facilidades na rotina de trabalho;
  • Facilidade de manuseio e implementação;
  • Otimização de processos;
  • Aumento na segurança de dados;
  • Entre outras semelhantes.

Afinal, quando seu processo interno melhora, o serviço também melhora e a qualidade se torna visível para todos, desde funcionários até clientes. Além do mais, outras implementações de hardwares e softwares costumam ser mais complicadas.

Por exemplo, uma empresa que instalasse um sistema ERP (sigla para “Enterprise Resource Planning”, que é um Sistema de Gestão Integrado), precisaria não apenas de tempo e recursos, mas de treinamento para aplicação da novidade.

Hoje um sistema desses pode ser integrado com a computação na nuvem, e a fase de adaptação vai ser bem mais fácil, prática e econômica.

Noutros casos a implementação pode se resumir, muitas vezes, em simplesmente criar alguns logins e senhas para cada usuário. Isso ocorre pois tais plataformas já são intuitivas, tal como as redes sociais e demais aplicativos universais.

Com isso vemos como vale a pena investir em computação na nuvem, seja para otimizar processos e economizar recursos, seja pensando nas melhorias que isso traz para os funcionários e até para os clientes.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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