O avanço da tecnologia permitiu que muitas empresas resolvessem seus problemas na frente do computador. É o caso do certificado digital, que funciona como uma espécie de carteira de identidade eletrônica para pessoas ou empreendimentos.
Além do certificado, temos também a assinatura digital, que ajuda na identificação e atestado de documentos, sem precisar do arquivo físico.
No artigo de hoje, saiba o que são assinatura e certificado digital e como usá-los na sua empresa. Acompanhe a leitura!
O que é o certificado digital?
O certificado digital nada mais é que uma espécie de identidade eletrônica para empresas ou pessoas no mundo virtual. Com ele, é possível garantir a autenticidade de uma transação, bem como assegurar a credibilidade de um indivíduo ou organização.
Por exemplo, uma consultoria fiscal empresarial pode mostrar o certificado digital para atestar que o seu trabalho está devidamente regularizado. Além do mais, com esse documento, não é preciso realizar uma apresentação presencial.
Em resumo, o certificado digital funciona como um CPF ou CNPJ eletrônico. O recurso está disponível no Brasil desde 2001, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).
Com o avanço do regime de trabalho home office, o certificado digital ganhou ainda mais notoriedade, uma vez que não é necessário ir até o estabelecimento para ter um documento comprobatório das atividades realizadas.
E a assinatura digital?
Como o próprio nome sugere, a assinatura digital equivale a uma assinatura de próprio punho, porém realizada eletronicamente. Dessa forma, é possível assinar documentos digitais com validade jurídica, sem a necessidade de comparecimento físico.
A assinatura digital elimina uma extensa burocracia de remessa de documentos, reconhecimento de firma, coleta de assinaturas, além de dispensar o manuseio de arquivos físicos, dependendo do caso.
Desse modo, tem-se uma significativa redução de custos, simplificação de processos, além de uma agilidade considerável nas tarefas burocráticas.
Para criar uma assinatura digital, é necessário ter um certificado digital válido no ICP Brasil.
A partir disso, é possível imprimir autenticidade nas transações online, identificar o usuário e autenticar os documentos, mesmo à distância. Ou seja, existe a legitimidade dos documentos digitais.
Para conseguir a sua assinatura digital, é necessário ir até uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (TI) e requisitar o seu certificado digital. Ele pode ser emitido de duas formas: A1 ou A3.
No formato A1, o certificado é armazenado no computador ou celular, tendo validade de um ano. Já o A3 é armazenado em mídias criptográficas (como token ou smart card), com validade de 1 a 3 anos.
O e-CPF e o e-CNPJ também são válidos como certificados digitais. Depois, basta escolher uma plataforma que faça o gerenciamento dos seus documentos digitais, com a assinatura eletrônica.
Hoje em dia, é possível encontrar uma série de serviços online que fazem o gerenciamento e criação de assinaturas online para pessoas e empresas certificadas. Assim, você só precisa escolher o plano que melhor atende às suas necessidades.
A assinatura e o certificado digital são mesmo válidos?
Sim, tanto a assinatura quanto o certificado digital são igualmente válidos legalmente. Eles equivalem aos documentos físicos, substituindo a assinatura em papel e a impressão dos arquivos ou identidades.
Para garantir a confiabilidade, a assinatura e o certificado digitais funcionam a partir de um conjunto de operações criptográficas, com pares de chaves (pública e privada).
No certificado digital, a chave privada é de conhecimento exclusivo do signatário, servindo para garantir sua identidade. Já a pública é usada para a conferência de assinaturas.
Importante ressaltar que qualquer pessoa física ou jurídica pode obter a certificação digital junto a uma Autoridade Certificadora (empresa responsável pela emissão dos certificados digitais no Brasil).
Assim, seja você uma empresa de trabalho temporário ou uma indústria, é necessário obter a certificação. Inclusive, desde 2017, o documento se tornou obrigatório para empreendimentos com mais de 3 funcionários.
Atualmente, os certificados mais populares são o e-CPF e o e-CNPJ, mas há outros, como a NF-e (para emissão de notas fiscais) e o SSL (para segurança de dados em sites).
Quais as principais vantagens da assinatura e certificado digitais?
Como percebemos, todo tipo de negócio ou pessoa pode ter uma assinatura ou certificado digital. Mas o que uma empresa de paisagismo e jardinagem SP, por exemplo, tem a ganhar com esses dois documentos?
A seguir, separamos algumas das principais vantagens. Confira!
Redução de custos
A assinatura e o certificado digital são capazes de diminuir significativamente os gastos com materiais de escritório e serviços de entrega. Afinal de contas, não é preciso ter o arquivo físico, já que todo o processo pode ser feito eletronicamente.
Desse modo, você pode economizar com muitos recursos, como:
- Impressão de papéis;
- Toners e cartuchos de impressoras;
- Caixas e pastas para os arquivos;
- Taxas para envio dos documentos;
- Entre outros.
Por esse motivo, é comum que uma empresa de contabilidade para micro empresas recomende cada vez mais a digitalização aos seus clientes, já que essa é uma maneira de diminuir os custos adicionais e ter maior rentabilidade.
Aumento da produtividade
Fora a economia de dinheiro, a assinatura e o certificado digital também reduzem o tempo das atividades burocráticas, colaborando com a maior produtividade do seu negócio.
Para termos uma ideia, a formalização de um contrato pode levar semanas para ser concluída, pois depende de muitas idas e vindas dos documentos. Mas no meio eletrônico, tudo isso pode ser feito em questão de horas.
Melhor gestão da informação
Ao invés de lidar com pilhas de caixas amontoadas e pastas com arquivos, correndo o risco de perder documentos ou danos nas impressões, os arquivos eletrônicos ficam armazenados em sistemas digitais, geralmente em um servidor na nuvem.
Dessa forma, é possível encontrá-los facilmente em uma busca automatizada, bem como organizá-los de maneira eficiente, conforme as necessidades do seu negócio.
Assim, se for preciso encontrar o relatório de um monitoramento de limpeza hospitalar, basta alguns simples cliques para ter acesso à informação.
Colabora com a sustentabilidade
Já que não é preciso lidar com inúmeros papéis e impressões, as assinaturas e certificados digitais colaboram com o desenvolvimento sustentável. Afinal de contas, há um significativo aumento da produtividade, ao mesmo tempo em que se reduz o desperdício de materiais.
Hoje em dia, a questão da sustentabilidade está ganhando cada vez mais notoriedade, sendo percebida pelo público.
Tanto que várias empresas buscam incorporar práticas que respeitam o meio ambiente, como aproveitamento da água com uma bomba de água centrífuga, reciclagem de materiais e, é claro, a digitalização de documentos para diminuir o consumo de papel.
Quem pode usar a assinatura e o certificado digital?
Basicamente, toda pessoa física ou jurídica pode usufruir da assinatura e certificado digital. Devido ao alto nível de confiabilidade desses documentos, eles geralmente estão relacionados a processos de maior volume ou risco. Mas isso não é uma regra!
Mesmo que você seja um autônomo que faz consertos de motor para portão basculante, é possível usufruir de todos os benefícios da assinatura e certificado digital.
Além de todas as vantagens mencionadas anteriormente, esses documentos facilitam muitos outros processos, incluindo:
- Envio de escrituração contábil;
- Envio de prestações fiscais da empresa;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas;
- Assinatura de contrato de câmbio;
- Acesso à Caixa Econômica Federal para transações do FGTS;
- Acesso à Caixa Econômica Federal para transações da Previdência;
- Emissão de Documentos de Arrecadação do Simples Nacional (DAS);
- Acesso aos serviços da Receita Federal.
Inclusive, a assinatura e o certificado digital facilitaram a vida dos MEIs (microempreendedores individuais), que puderam abrir suas empresas diretamente pelo computador, sem a necessidade de envio de documentos.
Ou seja, os processos se tornaram menos burocratizados, o que facilita a vida de quem deseja abrir o próprio negócio.
Além do mais, vários órgãos públicos já fazem uso dos meios eletrônicos para autenticação dos arquivos. Até mesmo o Judiciário adota o uso de assinaturas digitais.
Isso quer dizer que, independentemente se você é um vendedor de porta de aço de enrolar, uma grande empresa, ou uma pessoa física, é possível usar a assinatura e o certificado digital para facilitar inúmeras atividades.
Conclusão
Se você ainda não adquiriu a sua assinatura e certificado digital, está na hora de correr atrás desses documentos o quanto antes.
Afinal de contas, com a evolução tecnológica caminhando a passos largos, não vai demorar muito para que esses documentos sejam imprescindíveis para todos.
Além do mais, você pode usufruir de todos os benefícios citados no texto de hoje, como a redução de custos, maior segurança e aumento da produtividade. Ou seja, você só tem a ganhar com esses documentos eletrônicos!
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.