Os sistemas de automação de documentos têm como objetivo tornar a rotina das empresas muito mais eficiente e prática.
Tendo em vista que todo tipo de parceria é formada por meio de contratos, isso acaba exigindo espaço suficiente para que todos eles sejam devidamente armazenados e organizados.
Os processos que envolvem a rotina das companhias também são beneficiados com o uso de softwares, que atendem às suas demandas de maneira personalizada.
Assim como estes sistemas facilitam a rotina das organizações em suas tarefas, a automação de documentos visa otimizar o trabalho com eles e disponibilizá-los para acesso de maneira rápida e simples.
Com isso, todas as tarefas relacionadas à documentação da companhia são realizadas de forma muito mais eficiente e segura.
Não investir em um software de automação de documentos leva a empresa a perder um tempo que poderia ser dedicado a processos mais importantes. Além disso, pode levar a erros que causam muitos transtornos.
A tecnologia entra como uma aliada forte e como uma alternativa viável nesse processo. Pensando nisso, neste artigo, vamos falar um pouco sobre a automação de documentos e os erros que ela pode evitar.
Por que a automação de documentos é importante?
Antes de mostrar os erros que esses sistemas podem evitar, é interessante que você compreenda a sua importância.
O objetivo de qualquer negócio é fazer com que sua rotina funcione de maneira orgânica e alinhada. E isso diz respeito a absolutamente todos os seus processos, desde a elaboração de uma campanha de marketing até o momento da venda.
Uma empresa que fabrica aparelho para testes de alta descarga, por exemplo, precisa treinar bem suas equipes e ter colaboradores atuando de maneira eficiente dentro dela.
Só que ela também precisa investir em equipamentos e ferramentas que otimizem seus processos internos, visto que a ausência desses recursos torna a organização menos competitiva.
Além disso, não podemos ignorar o fato de que o próprio mercado oferece tecnologias voltadas às mais variadas demandas, como foco na melhoria da rotina em diferentes nichos.
Não só a estrutura física da empresa é beneficiada por contar com equipamentos e softwares imprescindíveis, como também os profissionais podem se dedicar a tarefas mais importantes, o que torna os setores mais eficientes.
Nesse contexto, um sistema de automação de documentos pode mudar positivamente a atuação da corporação e a sua rotina de trabalho. É por meio dele que algumas tarefas se tornam mais práticas e melhores, como:
- Digitação;
- Verificação de datas;
- Criação de modelos;
- Preenchimento de documentos;
- Controle de contratos.
Com o auxílio desse software, uma empresa de calibração de equipamentos de laboratorio, por exemplo, consegue se destacar no mercado e oferecer um atendimento de qualidade, sem perder o foco em seu core business.
Agora que você já entendeu qual é a importância da automação de documentos, no próximo tópico, vamos falar um pouco mais sobre a rotina dentro de uma empresa. Acompanhe!
Como se dá a rotina de uma corporação?
A rotina de uma empresa envolve muitos processos, e no meio deles alguns desafios. Por isso, mantê-los alinhados e com boa produtividade não é fácil.
Existem contratempos que podem prejudicar a rotina, como ausência de funcionários, ferramentas erradas, falta de organização interna, falta de planejamento, escassez de equipamentos e ausência de um bom líder.
Os desafios são normais até certo ponto e fazem parte da rotina de qualquer corporação, como no caso de uma empresa de registro gaveta.
No entanto, alguns se dão em decorrência da ausência de elementos essenciais para o bom funcionamento da companhia. Então, é necessário ter um planejamento para que eles não afetem a qualidade dos produtos e serviços.
Por exemplo, pode haver atraso na entrega de algum produto, o que gera reclamação e insatisfação por parte do cliente. Então, a organização interna é fundamental, uma vez que ela garante a definição das funções para que o trabalho ocorra da melhor forma possível.
Além disso, contar com todos os equipamentos necessários facilita a realização das atividades e evita impedimentos que prejudicam o desempenho do trabalho.
Uma fabricante de calandra de chapas que investe em um bom planejamento, consegue estabelecer suas metas e alinhar sua equipe. Isso porque ela conta com um profissional qualificado que coordena o andamento das atividades.
A ausência de um bom líder, que tome a frente das situações, prejudica o cotidiano da companhia, o que pode causar atrasos e dificultar a conclusão dos processos.
Também, a falta de uma equipe alinhada e preparada para fazer as devidas verificações resulta no erro de análises importantes para os resultados.
O dia a dia de uma empresa também pode ser otimizado por meio do uso das ferramentas certas para cada tarefa. E um bom exemplo disso é o software de automação de documentos.
Ele traz diversas vantagens e reduz a incidência de erros, e vamos falar um pouco mais sobre isso no próximo tópico.
Erros que podem ser evitados
Toda empresa, como uma fabricante de filtro ciclone, busca alternativas para ser mais produtiva e organizada, visto que isso é essencial para sua rotina.
Uma das formas de se fazer isso é por meio da automação de documentos, uma solução prática, que otimiza o tempo e reduz a incidência de erros, como:
1. Falta de controle
O controle dos contratos é uma das tarefas mais importantes dentro de uma organização, e a falta de atenção quanto a isso pode trazer prejuízos para a administração.
Isso porque se trata de documentos relacionados às negociações com clientes, parceiros, fornecedores, etc.
Tendo isso em vista, é essencial gerenciá-los individualmente, uma vez que cada cliente é único. Então, é o software de automação que vai garantir maior controle sobre os contratos.
2. Aumento de tempo
Os contratos firmados, como falamos, fazem parte da rotina de qualquer corporação, e eles contam com datas de início e fim, para garantir que os serviços prestados respeitem o período contratado.
É necessário acompanhar suas datas, para evitar a interrupção dos serviços quando ocorrer o vencimento do contrato.
Sem um software de gestão, gasta-se muito mais tempo para acompanhar essas informações, por isso, é necessário facilitar esse processo.
Por exemplo, as empresas de usinagem que contam com um software de automação de documentos reduzem o tempo de administração de demandas contratuais, melhorando seu gerenciamento.
3. Erros de preenchimentos
O trabalho manual pode acarretar em erros de escrita e preenchimento, que podem invalidar um documento. É necessária muita atenção para que todas as informações estejam corretas.
O contrato firmado deve conter detalhes do acordo, e é neste momento que o sistema de automação atua, garantindo o preenchimento de cada campo de modo correto, com todas as informações necessárias.
4. Problemas no processo de criação
A elaboração do contrato deve levar em conta as características e necessidades de cada cliente. Por isso, muitas vezes, é preciso criar modelos específicos para acomodar as cláusulas.
Isso demanda a criação de um modelo diferente dos existentes, o que pode acarretar em erros de criação, se feito manualmente.
O sistema de automação de documentos usado por uma fabricante de bomba de diafragma, por exemplo, agiliza a elaboração e evita erros no processo de criação.
Os elementos podem ser alterados facilmente, para que o contrato possa ser adaptado, o que otimiza o processo e agiliza o fechamento do negócio.
5. Evita o preenchimento manual
É necessário um contrato específico para cada tipo de negócio feito com os clientes. Dessa forma, é necessário incluir os dados das partes envolvidas, para que o documento seja elaborado do jeito certo.
Só que todo esse processo exige tempo, então, o software de automação pode resolver essa questão. Isso porque ele faz todo o preenchimento automaticamente, eliminando a necessidade de trabalho manual.
Assim, o processo se torna muito mais prático, eficaz e assertivo, trazendo muitos benefícios para a empresa, como no caso de uma que faça manutenção de áreas verdes, podendo se concentrar em outras atividades.
Conclusão
Lidar com documentos, como contratos, é um trabalho de muita responsabilidade, sendo que qualquer erro pode trazer muitos transtornos.
A tecnologia está a nosso favor, e pode auxiliar em diferentes procedimentos, sendo um deles a elaboração e armazenamento de documentos.
Neste artigo, você entendeu a importância desse sistema e de que forma ele pode beneficiar uma corporação, no que tange a sua rotina.
Existem diversos softwares voltados a essa necessidade, então, você pode escolher aquele que melhor atenda às necessidades da sua empresa.
A partir disso, seus documentos estarão mais seguros e serão administrados da melhor forma para seu negócio e seus clientes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.