Organizar o fluxo de caixa é essencial para a sobrevivência de qualquer negócio. É ele que controla tudo o que entra e sai de dinheiro. Além disso, quando o assunto é a saúde financeira, todo cuidado é pouco.
Empreender por si só já é um desafio. O mercado é muito competitivo e só ganha espaço quem domina tudo o que envolve a sua empresa. Negligenciar os aspectos financeiros é o primeiro passo para o fracasso.
Se o empreendedor olhar apenas o dinheiro que entra no negócio, ou as vendas e contratos, está tendo uma visão completamente errada, e também não completa, sobre a situação da empresa.
Pico de vendas ou data de vencimento de contratos causam a impressão de que o negócio tem dinheiro sobrando. Contudo, se não olharmos os gastos que estão por vir, a realidade financeira fica escondida.
Precisamos entender o que é fluxo de caixa, qual a sua importância e o que devemos fazer para estruturá-lo. É assim que a empresa cresce e obtém resultados que a tornam sustentável e competitiva dentro seu segmento.
Então, se você tem dúvidas sobre esse assunto, leia este artigo!
O que é fluxo de caixa?
Fluxo de caixa se resume ao dinheiro que entra e sai de um negócio, ou seja, tudo o que ele recebe ou paga. Só que é preciso controlá-lo, então, para isso, são necessários registros detalhados de gastos e ganhos, sem erros.
Esse controle pode ser feito semanalmente, mensalmente ou diariamente, por meio de instrumentos de verificação e análise para a empresa.
Para que o controle seja eficiente, uma organização com foco em tradução de sites, por exemplo, ou qualquer outra, precisa registrar todas as despesas e lucros, por menores que sejam.
Geralmente, principalmente nos negócios menores, essa organização é feita em uma planilha. Contudo, atualmente, podemos contar com ferramentas mais apropriadas, como no caso dos sistemas de gestão online.
Por meio desse levantamento básico e indispensável de gestão financeira para empresas, o gestor passa a contar com uma boa base de dados. Ele terá subsídios para melhorar sua tomada de decisão.
Isso acontece porque o fluxo de caixa traz uma visão precisa sobre a situação atual da companhia no que diz respeito ao seu lado financeiro. Isso é importante porque, às vezes, uma semana que parecia ótima para o faturamento gerou receitas próximas das despesas.
Em linhas gerais, o fluxo de caixa, assim como a assessoria fiscal, abre os olhos do empreendedor para que ele veja a realidade do seu negócio. Agora que você já entende o conceito desse controle, no próximo tópico, vamos explicar a sua importância. Confira!
A importância do fluxo de caixa
Entender a importância do fluxo de caixa é olhar para as suas vantagens, sendo que uma delas é o controle de caixa, que está diretamente atrelado ao controle das finanças.
Quando o trabalho visa cuidadosamente todas as receitas e despesas, considerando categorias e datas de movimentação, fica mais fácil visualizar nitidamente as operações dentro de um período.
Além disso, quando é entendida a origem das operações financeiras, bem como de que forma o dinheiro está sendo gasto, conseguimos tomar boas decisões.
O fluxo de caixa oferece várias informações que ajudam a identificar e a analisar quais fontes são rentáveis para uma administradora predial SP, ou qualquer outro negócio, e influenciam suas ações de marketing.
Também é uma forma de descobrir gastos desnecessários, que possam ser reduzidos para não prejudicar a rotina da organização. Essa economia pode ser transformada em capital extra, aplicado em áreas que necessitam de atenção dentro do negócio.
Se o empreendedor conhece a fundo as operações financeiras mensais, consegue fazer suas projeções com base nesses dados. Com isso, é possível traçar metas factíveis que facilitem o crescimento da empresa.
No que diz respeito às despesas, o empreendedor identifica se terá fundos suficientes para honrar seus compromissos mensais. Só que para isso ele precisa observar itens indispensáveis do fluxo de caixa, que são:
- Contas a receber;
- Contas a pagar;
- Lucros;
- Vendas.
As contas a receber são os valores que, por exemplo, um escritório de abertura de empresa contabilidade tem a receber de clientes.
As contas a pagar, por sua vez, são todos os gastos indispensáveis para o funcionamento do negócio, como água, luz, telefone, aluguel, fornecedores, funcionários, dentre outros.
Os lucros são tudo o que gera valor para o negócio, e eles são provenientes das vendas, que mostram se há necessidade de acelerar ou diminuir produções, adquirir ou estagnar por um tempo a aquisição de novas mercadorias.
Sabendo mais sobre a importância do fluxo de caixa, no próximo tópico, vamos mostrar como você pode estruturá-lo. Acompanhe a leitura!
Como estruturar o fluxo de caixa
Um bom fluxo de caixa envolve não apenas as operações de entrada e saída, como também o orçamento dentro de um período, como investimentos e empréstimos e até o plano de negócios.
É dessa forma que o empreendedor consegue tomar boas decisões de curto, médio e longo prazo. Só que tudo isso vai depender da maneira como o fluxo de caixa é estruturado.
Então, alguns passos indispensáveis para isso são:
Fazer um inventário para coletar informações
O inventário financeiro de uma companhia, como um escritório de contabilidade para abrir uma empresa, envolve custos fixos e variáveis, receitas em caixa e a receber, além de investimentos e expansões previstas em períodos de controle e análise.
Para facilitar, esses dados podem ser organizados em categorias operacionais e de investimento.
Atualizar dados continuamente
As ferramentas usadas para gestão impactam nas decisões, por isso precisam ser municiadas com dados reais. Portanto, a cada nova movimentação, é necessário atualizar os procedimentos.
Existem softwares específicos que tornam os processos mais ágeis e reduzem a mão de obra e seus custos. Só que apenas escolher um bom sistema não é o suficiente.
É necessário, também, contar com profissionais que saibam manusear esses softwares. Com relação a isso, uma boa dica é investir em treinamentos e capacitação para que os colaboradores estejam habilitados.
É dessa forma que uma empresa de sistema de controle de acesso, por exemplo, obtém bons resultados, visto que além de investir em tecnologia, ela investe na capacitação dos funcionários para lidar com elas.
Analisar os relatórios periodicamente
Não basta coletar dados, é necessário analisá-los para otimizar os processos e tomar boas decisões. Portanto, é necessário acompanhar periodicamente os relatórios de gestão, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.
A periodicidade não é algo obrigatório, uma vez que quem a determina é o próprio gestor do negócio. Mesmo assim, alguns especialistas no assunto afirmam que as análises trimestrais são as mais recomendadas, visto que permitem identificar:
- Boas estratégias de vendas;
- Novas alternativas de investimento;
- Aumento de salários;
- Contratações.
Dessa forma, toda e qualquer ação que envolva os recursos da companhia, como uma empresa de palestras sipat SP, são elaboradas com mais assertividade.
Ser cauteloso
As atividades dos empreendedores devem ser calculadas com muita cautela. É necessário entender como o negócio lida com períodos sazonais, tanto de aumento quanto de diminuição das vendas.
O fluxo de caixa ajuda a entender essas fases, permitindo que o gestor organize os custos, considerando as oscilações.
Dessa forma, quando fizer a projeção do fluxo de caixa para determinado período, tenha em mente que quanto mais a empresa vende, mais custos ela terá.
Sendo assim, é imprescindível contar com planejamento e pesquisas de mercado para garantir a saúde financeira da organização.
Separar as despesas pessoais das despesas do negócio
Por exemplo, uma empresa de dedetização cresce porque o proprietário sabe separar as despesas pessoais das despesas da companhia. Só que nem sempre é isso que acontece com outras organizações.
Muitos misturam as finanças e isso acontece por falta de conhecimento, então, despesas pessoais passam a ser supridas com recursos do negócio.
Ao longo do tempo, esse hábito se torna nocivo e traz diversos prejuízos. Tudo deve ser devidamente separado desde o início, e deixar o capital da companhia apenas para as necessidades dela.
Além disso, é importante separar uma parte fixa para despesas como manutenção, situações de emergência, dentre outras necessidades.
Conclusão
O fluxo de caixa é um aliado do crescimento da sua empresa, sem ele, fica difícil controlar os lucros e as despesas, bem como empregar os recursos financeiros do jeito certo.
Toda empresa precisa de dinheiro para expandir sua atuação e conquistar novos mercados, então, controlar sua saúde financeira é a melhor forma de fazer isso.
Neste artigo, você entendeu o conceito de fluxo de caixa, sua importância e como estruturá-lo. Seguindo nossas dicas, vai ficar mais fácil montar esse controle e atuar de maneira mais sólida.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.