29 de março de 2024

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Saiba como investir na organização de um evento

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Um evento é um acontecimento dedicado a reunir pessoas que tenham o mesmo interesse em algum assunto, produto ou serviço. Além disso, os eventos podem ter outras finalidades, como uma comemoração.

Eventos como feiras de automóveis, de imóveis, novidades da tecnologia, dentre outros, são muito comuns. 

Por meio deles, as empresas conseguem divulgar seus produtos e serviços para um público selecionado, que está participando porque tem interesse em saber das novidades e estabelecer alguma ação de compra.

Os eventos comemorativos têm diversas razões, podemos citar algumas como casamentos, formaturas, aniversários, metas corporativas, etc.

Também existem eventos destinados à formação continuada de diversos profissionais, como palestras, workshops, convenções, etc.   

Independentemente de qual seja a finalidade de um evento, ele é importante para que as pessoas se reúnam e compartilhem momentos, novidades, comprem e estejam antenadas nos assuntos que sejam interessantes a elas.

Para que um evento tenha sucesso e supere as expectativas do público ou convidados, ele precisa ser planejado com antecedência e de investimento. 

Contar com os itens necessários, equipamentos indispensáveis e profissionais adequados são alguns dos pontos mais importantes.

Neste artigo, nós explicaremos como organizar um evento e dissertaremos sobre alguns itens fundamentais que precisam estar presentes. Confira.

Como organizar um evento?

Organizar um evento pode ser um verdadeiro desafio, por conta de todos os detalhes e itens indispensáveis para o seu sucesso. Quanto maior o evento, mais pontos cruciais são necessários para sua organização.

Para facilitar esse processo, existe um passo a passo que funciona para organizar os mais variados eventos. Alguns deles são:

  • Use a tecnologia;
  • Estabeleça objetivos e metas;
  • Esteja atento aos fornecedores;
  • Faça um planejamento;
  • Monte um cronograma;
  • Defina questões importantes;
  • Calcule bem o orçamento;
  • Saiba escolher a data;
  • Escolha um bom local;
  • Divulgue bem o evento.

A tecnologia é uma verdadeira aliada na hora de organizar um evento. Existem recursos que ajudam a organizar os mais diferentes perfis de eventos. Além disso, eles também servem para otimizar a experiência dos participantes e divulgar o evento.

Alguns exemplos de tecnologia para eventos que podemos citar são os sites dos eventos, plataformas para compras de ingressos on-line e um aplicativo exclusivo.

Para atingir os objetivos e metas, é fundamental seguir alguns passos, como: definir datas, traçar suas metas e estabelecer prazos com todos os fornecedores.

E, por falar neles, é fundamental ter um bom relacionamento com os fornecedores. É importante garantir que eles entreguem tudo o que o evento precisa na data correta. Para que isso seja possível, trabalhe apenas com aqueles que são de sua inteira confiança.

Organizar um evento com urgência é um erro, por conta disso, é necessário ter uma prazo confortável para organizar tudo. 

Não existe um tempo ideal de organização, pois isso vai depender do porte do evento, o número de convidados, ingressos e a finalidade.

Um cronograma completo também é importante, pois as coisas continuam a acontecer depois que o evento acaba. 

Algumas delas são: a entrega do espaço em perfeitas condições, garantir que os aparelhos e mobiliários sejam retirados por equipe treinada, dentre outras questões. Tudo isso precisa estar dentro do cronograma, devidamente planejado.

Questões importantes e decisivas também devem ser levadas em conta, como orçamento, data e local. Esses pontos influenciam diretamente na qualidade do evento que está sendo organizado.

Ter o orçamento bem definido e respeitá-lo é fundamental. Para isso, é essencial seguir alguns passas que evitarão gastos maiores, é importante seguir alguns passos.

Nesse sentido, pode ser positivo tentar negociações com fornecedores por preços com custo-benefícios mais atraentes, pagamentos à vista para obter descontos.  

Saber escolher a data também é importante. Realizar alguns eventos próximos de datas comemorativas, como Natal e Black Friday, pode não ser interessante caso a ocasião seja destinada à venda de produtos e serviços, por exemplo.

Na hora de escolher um local, tenha em mente questões como fácil acessibilidade, estacionamento, tamanho do espaço e segurança.

Por fim, e um dos quesitos mais importantes, trabalhe bem a divulgação do seu evento. Sem esse passo, ele não será de conhecimento do público, o que certamente prejudicará o seu sucesso.

Agora que você já tem uma ideia melhor de alguns pontos importantes na hora de organizar um evento, no próximo tópico falaremos sobre alguns itens indispensáveis. Acompanhe.

Itens indispensáveis para a organização de um evento

Quando falamos em itens indispensáveis para organização de eventos, não nos referimos apenas aos equipamentos, mas também de toda a equipe organizadora, mobiliário, cardápio e outros detalhes.

Um dos equipamentos mais importantes é a impressora. A locação de impressora para eventos é essencial porque ela pode ser usada para imprimir pulseiras de identificação, o que acaba por controlar o acesso ao local.

Além disso, essa impressora pode ser usada por marcas presentes no local para diversas finalidades, como impressão de contratos, etc.

Os cuidados com a limpeza e higienização do espaço onde ocorrerá o evento também são importantes. 

Isso porque pode ser muito desagradável para um participante do evento se deparar com os sanitários estão sujos, por exemplo. Nesse sentido, para fazer a correta higienização, o uso de álcool isopropílico 1 litro é indispensável.   

Uma das maiores preocupações dos organizadores de eventos está relacionada ao fornecimento de energia.

Uma interrupção repentina pode arruinar toda a organização, que precisa de luz, som e de diversos equipamentos funcionando.

Além disso, é muito comum que eventos aconteçam em espaços abertos, mas, para que isso seja possível, é necessário contar com um grupo de geradores

Esses equipamentos garantirão que a energia elétrica esteja disponível em locais remotos e também evitarão a interrupção de eletricidade por conta de quedas.

Para garantir mais espaço para o evento, muitos organizadores fazem uso de plataformas que são montadas para criar um piso superior no espaço. Nesse sentido, é necessário contar com estruturas seguras e de qualidade.  

Um exemplo é a escada metálica externa. Essa escada também pode ser utilizada do lado externo de prédio de eventos, para facilitar ainda mais o acesso do público a outros andares.

O pessoal que trabalhará no evento também precisa estar adequado e ter experiência. 

Existem diversos profissionais que estão envolvidos na organização, como seguranças, porteiros, faxineiros e pessoas que orientam os frequentadores enquanto o evento acontece.

O ideal é procurar uma empresa que ofereça todos esses serviços com agilidade, facilitando o processo de gestão desses colaboradores, inclusive, pode-se optar por agência de casting eventos e feiras.  

O pessoal disponibilizado por essas agências contam com diferentes perfis e isso facilita na hora de encontrar o casting ideal para o seu evento. 

Esses profissionais possuem vasta experiência e vão tornar o ambiente do evento muito mais agradável aos frequentadores.

Pensar na alimentação do evento também é muito importante. Independentemente de qual seja a finalidade, é essencial que existam barracas de comida para os participantes.

Isso porque, caso tenham que sair do evento para fazer isso, principalmente quando nos referimos aos encontros corporativos, a tendência é uma queda nos lucros que seria evitada com a presença de locais apropriados, como uma barraquinha de mini pizza para festa

O público precisará se alimentar durante o evento, sendo assim, nada melhor do que oferecer esta facilidade no próprio ambiente.

Por falar em comida, os eventos gastronômicos estão em alta hoje em dia. Esses eventos visam reunir restaurantes que trazem culinária do Brasil e do mundo. Por isso, é importante contar com uma estrutura adequada e confortável.

Para que todos os frequentadores apreciem a alimentação servida no local do evento, é necessário contar com uma boa quantidade de mesas e cadeiras, além de guardanapo na mesa.

Os guardanapos facilitam a higienização das mãos e boca e deixa o momento da alimentação mais confortável para os participantes. Trata-se de um investimento simples e que, inclusive, pode ser feito de maneira personalizada.

Optar por guardanapos personalizados é uma excelente maneira de decorar o evento, deixá-lo mais bonito e muito mais pessoal.

Para eventos como casamentos, por exemplo, existe um detalhe que não pode ser esquecido: a lembrancinha. 

Estas são tradição em qualquer tipo de evento e não podem faltar. E uma das opções mais populares é o bem casado.   

Trata-se de uma massa de pão de ló, montada no formato de um pequeno sanduíche com recheio de doce de leite. Esse doce, originário de Portugal, é um grande sucesso no Brasil.

Como você pôde ver, realmente, a organização de um evento conta com muitos detalhes. Os mencionados aqui são apenas alguns, mas os mais importantes. 

Entretanto, com um pouco de organização, planejamento e tendo em mente o que é necessário, ficará muito mais fácil organizar um evento de sucesso. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

(Os comentários são de responsabilidade do autor, e não correspondem à opinião do SB24Horas)
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