Obrigatoriedade entra em vigor no próximo dia 16 e o não cumprimento das novas regras pode resultar em multas às empresas

Os departamentos Jurídicos e de Recursos Humanos das empresas deverão iniciar 2023 bastante movimentados. Isso porque a partir de 16 de janeiro começam a valer novas regras do eSocial. Entre as mudanças que entrarão em vigor está a obrigatoriedade de inserir no sistema informações de processos em que houver condenação definitiva da Justiça do Trabalho, além de acordos firmados com ex-empregados.

Segundo as orientações incluídas na nova versão do eSocial (Versão S-1.1), as empresas terão de registrar as ações e acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter), cuja conclusão ocorra a partir de 1º de janeiro de 2023.

De acordo com a advogada Márcia Negrisoli, responsável pelas áreas Trabalhista e de Compliance do Escritório Maia Sociedade de Advogados, serão solicitados dados não apenas dos processos ajuizados diretamente contra a empresa, mas também daqueles em que ela for condenada de forma solidária ou subsidiária – como tomadora de serviço terceirizado.

Segundo Márcia, também serão exigidas informações sobre o período em que o funcionário trabalhou na empresa, remuneração mensal, pedidos do processo e o que diz a condenação, além da base de cálculo do FGTS e da contribuição previdenciária. De acordo com a advogada, a nova versão do eSocial criou, ao todo, quatro novos eventos: Processos Trabalhistas, Informações de Contribuições Decorrentes de Processos Trabalhistas, Exclusão de Eventos – Processos Trabalhistas e Informações de Tributos Decorrentes de Processos Trabalhistas.

O prazo para as empresas apresentarem essas informações termina sempre no 15º dia do mês subsequente à decisão ou ao acordo homologado. Por exemplo, se o processo for finalizado no dia 1º do mês, a empresa terá até o dia 15 do outro mês para inserir as informações no eSocial. Mas se a ação for encerrada no fim do mês, no dia 30, por exemplo, o prazo também será o dia 15 do mês seguinte. Neste caso, sobrarão apenas 15 dias para incluir os dados no sistema.

Risco de multa

Márcia adverte que o não cumprimento desta obrigação sujeita a empresa ao risco de multas previstas na legislação, a serem aplicadas pelas autoridades fiscalizadoras, mesmo em caso de integral pagamento dos direitos trabalhistas e obrigações fiscais devidas.

Ela comenta que as mudanças permitirão à União um mapeamento completo dos pagamentos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e das contribuições previdenciárias decorrentes de acordos e condenações na Justiça do Trabalho. “Esse mapeamento permitirá à Receita Federal a possibilidade de questionar valores e, eventualmente, autuar empresas. Portanto, as mudanças trarão benefícios à União, que terá à disposição novos instrumentos de fiscalização e isso, a longo prazo, poderá aumentar a arrecadação”, prevê Márcia.

O eSocial é uma plataforma online instituída em 2014 com o objetivo de simplificar o fornecimento das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Em vez de ter que preencher várias guias e entregá-las em canais diferentes, o empregador passou a usar apenas o sistema, reduzindo, assim, a burocracia para as empresas. Por meio do eSocial, os empregadores passaram a comunicar ao Governo Federal, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.