Independente do tamanho de um projeto, os processos de administração e de gestão são essenciais para contar com o sucesso da ação. Garantindo assim que todos os objetivos que movem a idealização desse projeto sejam conquistados.
Uma organização de atividades que se mostra necessária para um grande conglomerado de comunicação, que planeja o lançamento de um novo canal de televisão, para um jovem que organiza os seus estudos e para um restaurante que trabalha com entregas.
O mesmo vale para situações muito menos formais e profissionais, como uma criança que organiza uma competição entre seus colegas, estabelecendo regras, prêmios e a escolha da brincadeira que dará título a essa disputa infantil e lúdica.
Quando se pensa em uma administradora predial SP essa relação é um pouco mais clara, afinal, essas entidades precisam lidar com um grande número de parceiros profissionais, como contadores, jardineiros, técnicos de eletricidade entre outras funções.
Com esse conjunto de atividades é necessário que a empresa responsável por administrar o lugar saiba como gerar esse alto número de obrigações, repassando para os colaboradores capacitados os seus deveres, assim como organizando os seus prazos.
Existem maneiras diferentes de se comandar um projeto, por meio de um processo administrativo ou de gestão, para alguém responsável por ele saiba qual procedimento melhor se adequa ao projeto, primeiro é essencial entender como funciona um projeto em si.
Como é possível definir um projeto?
A definição de um projeto começa pelo propósito que move essa idealização, podendo ser um motivo econômico, social ou até de entretenimento. No setor comercial, se destacam os projetos de valor financeiro, que passam pelo lançamento de produtos, entre outros.
Como uma empresa desenvolvedora de software gestão de facilities pretende expandir o seu público, deixando de atuar exclusivamente com o meio industrial, oferecendo os seus programas de computação também para mercados menores e segmentados.
Para dar continuidade a esse projeto, que teve origem em uma reunião, após os acionistas da marca perceberem a necessidade de diversificar a audiência ao qual os seus serviços são oferecidos, é importante garantir que uma série de regras sejam implementadas.
O objetivo com isso não é dificultar a realização dessas mudanças, pelo contrário, o propósito de um planejamento é se certificar que todas as etapas referentes a essa meta estão sendo seguidas, facilitando o seu processo de implementação.
Porém, nem sempre um projeto precisa ter uma origem comercial, podendo também estar relacionado a questões de base social, como um processo de asfaltamento em uma rua, ou até mesmo coisas menores, como um planejamento financeiro para uma viagem.
Assim como projetos que trabalham com diversos propósitos, complementando metas futuras com propósitos mais recentes. Como uma agência que contrata um programa pizzaria delivery, de forma a melhor o ambiente com os seus profissionais.
À primeira vista, o objetivo da empresa é melhorar a relação pessoal com e entre os seus funcionários, mas a longo prazo existe um propósito de aumentar os níveis de produção do escritório, por meio de uma maior entrega e satisfação da equipe profissional.
E para se afirmar que todas as fases necessárias para o cumprimento de um projeto estejam sendo cumpridas, as pessoas por trás desses empreendimentos precisam contar com o apoio de um planejamento bem estruturado.
Uma organização que necessita dos conceitos executados por um processo de gestão ou administração, que apesar de parecem similares – em muitos casos sendo tratados até como sinônimos – possuem significativas diferenças.
Administração X Gestão: uma batalha real?
Ambos os conceitos lidam com os bastidores de um projeto, sendo responsáveis para que um distribuidor adubo consiga transportar o seu produto para diferentes compradores, que irão contar com esse material para atuarem em suas fazendas.
Um sistema integrado de atividades que necessitam da ação direta de outros profissionais para que o seu objetivo final seja concluído. Como um cozinheiro que precisa trabalhar com fornecedores de alimentos, de água, energia elétrica, tudo para manter o seu restaurante.
Por isso, para que cada profissional responsável por essas tarefas consiga cumprir as suas obrigações, é necessário que cada um conte com um processo organizacional interno, com essas atividades sendo regidos por uma gestão ou administração de tarefas.
Quando se trata de um escritório de contabilidade para empresas, se evidencia a necessidade de trabalhar com a gestão dos projetos essenciais para a realização dos seus serviços tributários, já que o processo de gestão se destaca pela sua especificidade.
A objetividade de uma gestão
O processo de gestão se refere a uma atividade de foco particular, com uma análise e monitoramento de atividades que são exercidas de acordo com um propósito estabelecido para um setor em particular, quando se pensa em sua aplicação nas empresas.
Dessa forma, o modelo de gestão atua com 3 etapas essenciais: a organização, o planejamento e o gerenciamento em si. Por meio dessas fases, a gestão de um projeto irá garantir que ele foi executado de acordo com as diretrizes estabelecidas.
Para exemplificar, é possível pensar em um sistema de gestão de transporte, no qual uma companhia pretende ampliar o número de carros na empresa, para assim poder ampliar a quantidade de clientes com que trabalha.
Na fase de organização, essa empresa irá definir o propósito desse projeto, os prazos de implantação do mesmo, além dos recursos disponíveis, junto dos colaboradores responsáveis por monitorar todo esse processo.
A etapa de planejamento dá continuidade às atividades aqui iniciadas, definindo as ações necessárias, estruturando as etapas necessárias para a conclusão do projeto, além de observar possíveis riscos.
Por último, já no processo de gerenciamento, é chegado o momento de pôr em prática todas as tarefas estabelecidas nas etapas anteriores, monitorando os resultados dessas ações, confirmando se os efeitos desejados foram concluídos.
Sendo assim, o método de gestão é utilizado quando se pensa em um projeto de cerne específico, como uma gestão condominial, que precisa lidar com as equipes de segurança, de contabilidade, de manutenção dos prédios, entre outros.
Cada equipe possui um direcionamento próprio, com gestores especializados nas suas áreas específicas, que ao trabalharem em conjunto irão conseguir executar o trabalho eficaz esperado pelo administrador desse negócio.
A administração e seu foco abrangente
Enquanto os processos de gestão trabalham com um filtro mais específico, os métodos administrativos trabalham com uma abordagem mais ampla, tratando de todos os setores disponíveis em uma companhia, entre eles:
- Financeiro;
- Recursos Humanos;
- Jurídico;
- Suporte;
- Compras.
É um processo mais fácil de ser compreendido quando se pensa em uma empresa de grande parte, que trabalha com diversas equipes internas, focadas na área de marketing, de vendas, além de outros serviços essenciais, como o pessoal da limpeza.
O papel da metodologia administrativa é de trabalhar focado no futuro da empresa, de como a ação desses diferentes setores irá impactar nos resultados gerais da companhia, sendo necessário um certo percentual de lucro, para se justificar a existência desses processos.
Para controlar essa relação entre os processos internos é necessário um bom trabalho administrativo, responsável, por exemplo, por tomar a decisão de optar por uma terceirização gestão financeira, com o intuito de otimizar o trabalho dessa equipe.
A função da equipe de administração é monitorar o ambiente da empresa de forma aberta, observando as relações entre os funcionários, a cultura interna de trabalho, além de tudo que envolve o universo geral de um negócio.
A relação do processo administrativo e de gestão
Vista as diferenças entre os métodos de gestão e de administração, é possível afirmar que eles não são concorrentes, pelo contrário, são complementares para o sucesso de uma companhia, diante a necessidade desses dois tipos de procedimentos.
Pensando em uma empresa de tecnologia, os gestores são responsáveis por monitorar o trabalho de cada uma das equipes que trabalham nessa companhia, alguns desenvolvendo novos dispositivos e outro atuando com o aperfeiçoamento dos softwares existentes.
Junto a esses itens essenciais para os produtos comercializados pela empresa, também existe a necessidade de se cuidar do ambiente interno da empresa, por meio do pessoal da limpeza, dos profissionais que atuam no refeitório, além de um possível suporte psicológico.
Cada equipe precisa trabalhar em conjunto para que os resultados gerais da empresa sejam alcançados, sendo esse monitoramento o ofício principal do time administrativo, responsável por garantir que todos esses times atuem para o bem da companhia.
Apenas com a complementação desses dois métodos de processo que o desenvolvimento de uma empresa poderá ser conquistado, agindo de forma conjunta para os melhores resultados possíveis para o seu modelo de negócios.
O mesmo vale para projetos de escopo menor, como a reforma de uma casa, no qual os processos de pintura, troca de piso, instalação de janelas, necessitam de gestões especializadas.
Junto desses profissionais, existe um administrador responsável por cuidar do lado financeiro, com a verba disponível para tintas e produtos afins, além do prazo estipulado para a entrega da casa reformada.
Portanto, é um resultado que só será possível graças à união desses diferentes métodos de trabalho.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.