Redução de custos de armazenamento e agilidade na busca de informações são apenas algumas das vantagens das soluções digitais
A era digital despertou no público o interesse por soluções sustentáveis. Sempre que é possível reduzir o uso de itens que impactem no meio ambiente, então essa solução deve ser considerada. A digitalização de documentos é uma dessas possibilidades.
Para as empresas, reduzir o consumo de papel não significa apenas optar por uma solução mais moderna. Na prática, há redução de custos operacionais e aumenta a produtividade das companhias, pois a localização de documentos se torna mais simples.
Some a essas características o fator acessibilidade. Documentos digitais salvos em plataformas online são acessíveis a partir de qualquer lugar, o que dá oportunidades de trabalho remoto para as empresas. A lista de vantagens é extensa e falaremos mais sobre algumas delas.
Documentos digitais: saiba tudo sobre eles
Antes de tudo, é preciso que você compreenda a diferença entre um documento digital e um documento digitalizado. Embora na prática ambos tenham a mesma função, a origem de ambos é distinta e, por essa razão, são diferentes também os processos de criação.
Um documento digital é aquele que já nasce digital. Graças a um certificado digital que atesta a sua autenticidade, não há a necessidade de que ele exista em versão impressa. Já um documento digitalizado é aquele que foi criado originalmente em versão impressa, mas depois de digitalizado passou a estar disponível em outro meio.
No meio jurídico, tem se tornado cada vez mais comum a prática de digitalizar documentos. Isso porque muitos tribunais já operam apenas com processos digitais, nos quais os documentos comprobatórios são aceitos apenas por meio de envio online.
Na mesma linha, o Governo Federal tem incentivado a população a migrar para o digital até mesmo em seus documentos pessoais. Já há Carteira Nacional de Habilitação, Carteira de Trabalho e Título de Eleitor em versão digital e todos têm o mesmo poder legal do que suas versões impressas.
Redução do número de documentos danificados
Documentos que estão disponíveis apenas em sua versão impressa requerem uma série de cuidados especiais. Primeiramente, eles precisam ser protegidos contra a ação do tempo. Fatores como umidade ou excesso de calor podem comprometer a impressão, danificando o documento a longo prazo.
De acordo com a legislação brasileira, a maioria dos documentos precisa ser guardada pelas empresas por um prazo mínimo de cinco anos. Contudo, em alguns casos, é possível que os papéis precisem ser guardados por tempo indeterminado.
Maior segurança no acesso à informação
Documentos impressos armazenados em um arquivo estão sempre acessíveis à pessoas mal-intencionadas. Qualquer um que entre por acaso em uma sala restrita poderá não só observar, mas também retirar algumas folhas do arquivo sem que você perceba.
Isso dificilmente ocorre com arquivos digitais. Eles ficam armazenados em servidores online nos quais só é possível entrar mediante o uso de login e senha. Além disso, todo e qualquer acesso aos documentos é registrado no histórico.
Em outras palavras, você sabe quem os acessou, quando acessou e quais conteúdos foram lidos ou baixados. Para empresas que lidam com informações sensíveis dos seus clientes, recorrer ao armazenamento digital de informações é o caminho mais seguro para evitar imprevistos.
Facilidade na localização de arquivos
Encontrar um dado específico em um documento impresso guardado em um arquivo não é uma tarefa simples. Dependendo da forma como as pastas estão organizadas, pode levar algumas horas até que seja possível localizar a informação em questão – tempo de produção que a sua empresa perde.
Nos arquivos digitais, a indexação é automática e localizar um arquivo é tão simples quanto fazer uma pesquisa no Google. Basta digitar o termo que você deseja na caixa e buscas e acessar o arquivo em questão. Tudo isso a partir de qualquer lugar.
Organização e produtividade
A organização dos arquivos digitais impacta diretamente na produtividade dos seus colaboradores. Em vez de despender algumas horas localizando pastas, escaneando arquivos e armazenando o conteúdo em local adequado, uma simples busca na internet resolve o problema.
Para quem lida com aspectos burocráticos de contratos ou histórico de documentos, esse é um ganho considerável de produtividade. Ao fazer mais em menos tempo, sua empresa se torna mais produtiva e reduz os custos operacionais.
Redução de custos operacionais
Nesse quesito, reside um dos fatores primordiais pelos quais partir para a digitalização de documentos é o melhor caminho para as empresas. A redução de custos é bastante significativa e esse se deve a vários aspectos.
Primeiro: há redução no gasto de material de escritório, o que inclui economia de tinta para impressora e papel. Em segundo lugar, empresas que têm grandes arquivos de documentos impressos têm custos adicionais de manutenção de arquivos.
Isso inclui além do espaço físico em si, condições adequadas de climatização, como controle de luz e temperatura para que os documentos se mantenham conservados. Essas salas também são cercadas de segurança, como biometria para acesso, câmeras e alarmes.
Ao migrar seus documentos para a nuvem, o único custo envolvido será o de armazenamento de arquivos em um servidor – algo que, comparado com os demais itens, é bastante significativo em termos de economia. As vantagens financeiras, portanto, devem ser levadas em consideração.
Comece a pensar na digitalização dos seus documentos
Por todas as vantagens que apresentamos acima, é inegável que a digitalização de documentos é o melhor caminho para reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade na sua empresa. Manter arquivos físicos imensos e caros é cada vez mais coisa do passado.
Para agilizar a transição do meio físico para o digital você pode contar com os serviços de uma empresa de digitalização de documentos. Além de facilitar o seu trabalho, os arquivos são entregues de maneira organizada, o que torna a gestão de documentos muito mais simples.